Rabu, 22 Juni 2011

PENYUSUNAN PROGRAM HUMAS


~ i ~
KATA PENGANTAR


Segala puji bagi Allah yang telah memberikan kepada penulis nikmat dan rahmat-Nya sehingga pada kesempatan ini penulis dapat menulis sebuah tulisan yang pembahasannya adalah “Peancanaan Dan Penyusunan Anggaran Humas”
Dan juga ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya penulis ucapkan kepada dosen pembimbing karena dengan pemberian tugas ini penulis dapat berpikir dan menambah wawasan dalam perkuliahan. Dengan lahirnya pembahasan Peancanaan Dan Penyusunan Anggaran Humas ini semoga dapat memberikan manfa’at bagi para pembaca nantinya. Sehingga dapat menambah wawasan yang lebih luas tentang permasalahan sistem hukum yang ada di Negara kita ini yaitu Indonesia.
Tak ada gading yang tak retak, ini adalah ungkapan yang paling tepat penulis ucapkan kepada para pembaca, demi kesempurnaan tulisan ini. Oleh karena itu kritik dan saran yang paling penulis harapkan yang bisa mengoreksi diri  dalam pembuatan tulisan, terimakasih.

Pekanbaru, 15 Desember 2010
         Penulis


        Rinaldy




~ ii ~

DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR..................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii
BAB I        PENDAHULUAN......................................................................... 1
a. Latar Belakang ....................................................................... 1
b. Rumusan Masalah................................................................... 1
BAB II      PEMBAHASAN............................................................................ 2
a. Alasan Perancanaan Program Humas.................................. 2
b. Analisa Biaya Program Humas.............................................. 8
c. Strategi Penyusunan  Anggaran Humas................................ 11
BAB III     KESIMPULAN ............................................................................. 12
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 13












~ 1 ~

BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang
Langkah pertama dalam perencanaan program komunikasi adalah menganalisis dan merumuskan masalah yang dihadapi. Kemudian merumuskan strategi, di mana dilakukan pemilihan media atau saluran komunikasi yang tepat sesuai dengan siapa khalayak yang hendak dijangkau dan apa tujuan yang akan dicapai.
Program PR atau humas dititik beratkan pada Program Pelayanan, Program Mediator, Program Dokumenter.
Penyusunan biaya atau penganggaran (budgeting) dilakukan departemen PR dilakukan untuk meramalkan seberapa banyak dana yang diperlukan untuk membiayai suatu program PR. Sehingga dapat diketaahui program – program mana saja yang dapat dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia.
B.     Rumusan Masalah
Dengan adanya latar belakang di atas dapat penulis rumuskan  suatu masalah yang bisa kita jadikan sebagai pedoman yaitu :
1.      Alasan Perencanaan Program Public Relations
2.      Bagaimana Analisa Biaya Program Humas
3.      Bagaimana Strategi Penyusunan Anggaran Humas



~ 2 ~


BAB II
PEMBAHASAN


PERENCANAAN DAN PENYUSUNAN ANGGARAN PROGRAM HUMAS

Public Relations yang diterjemahkan menjadi hubungan masyarakat (humas) mempunyai dua pengertian. Pertama, humas dalam artian sebagai teknik komunikasi atau Technique Of Communication dan kedua, humas sebagai metode komunikasi atau Method Of Communication (Abdurrahman, 1993: 10). Penggunaan teori dan metode humas seperti jurnalistik, propaganda, periklanan dan publisitas bertujuan untuk memunculkan dan membentuk pengertian ( good will ), dukungan, dan citra positif dari publiknya, baik internal maupun eksternal. Sehingga diperlukan perencanaan program PR yang cermat dan hati – hati agar proses komunikasi yang terjadi dapat efektif.
Public Relation merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan menggunakan konsep-konsep komunikasi (Kasali, 2005:1). Menurut Frank Jefkins PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik keluar maupun kedalam, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan – tujuan spesifik yang berdasarkan pada saling pengertian.
A.  Alasan Perencanaan Program Public Relations:
a) Untuk menetapkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.
b) Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.
~ 3 ~
c) Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan:
1. Jumlah program
2. Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program humas yang telah diprioritaskan itu
d) Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas:
1. Personil yang ada
2. Daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera, kendaraan, dan sebagainya
3. Anggaran dana yang tersedia
Hal-hal yang perlu diingat dalam perencanaan program-program Public Relations:
1) Jam kerja
2) Prioritas
3) Penentuan waktu
4) Sumber daya

~ 4~
5) Peralatan
6) Anggaran
      Program PR atau humas dititik beratkan pada ( Ain Widjaja,1993:61 ) :
1.      Program Pelayanan
Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.
2.   Program Mediator
Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.
3. Program Dokumenter
Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.
Untuk melakukan perencanaan program – program PR dapat menggunakan model perencanaan PR Enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh praktisi PR professional sebgai berikut :
1. Pengenalan situasi
2. Penetapan tujuan
3. Definisi khalayak
~ 5 ~
4. Pemilihan media dan teknik – teknik PR
5. Perencanaan anggaran
6. Pengukuran hasil


Untuk memahami situasi yang ada perlu diadakan suatu penyelidikan melalui observasi atau melalui studi informasi dan statistik. Salah satu metode yang paling sering digunakan oleh para praktisi PR adalah pengumpulan pendapat atau studi sikap ( Frank Jefkins,1998:61 ). Dengan cara melakukan wawancara kepada sejumlah reponden sampel yang mewakili khalayak yang dituju. Kemudian jawaban – jawaban di kelompokan menurut kategori yang telah ditetapkan. Misalnya sampel itu dibentuk berdasarkan jenis kelamin, status perkawinan, umur, latar belakang pendidikan dan status ekonomi sosial.
Selain itu masih banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengenali situasi seperti peantauan berita – berita yang ada di media massa, tinjauan terhadap angka grafik penjualan dari laporan tahunan, keluhan konsumen, sampai dengan kajian secara mendalam terhadap berbagai kekuatan pasar mulai dari yang bersifat ekonomis, social hingga yang berdimensi politis.
Setelah memahami situasi yang ada, tahap selanjutnya adalah menetapkan tujuan. Akan tetapi mengingat jenis dan karakter organisasi yang bermacam – macam, maka tujuanya pun bervariasi. Sehingga tidak semua tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Salah satu solusi untuk mengatasinya adalah dengan menentukan skala prioritas yang paling dibutuhkan untuk mengubah citra umum dimata khalayak.


~6~

Khalayak ( public ) adalah kelompok atau orang – orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal ( Frank Jefkins,
1998:80 ). Setiap organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang terbatas itulah suatu organisasi menjalin komunikasi.
Dalam buku Public Relations karangan Franks Jefkins menjelaskan terdapat sepuluh khalayak yang sering menjadi subyek khalayak dari berbagai macam organisasi secara umum. Kesepuluh khalayak tersebut adalah :
Pemilihan media komunikasi dan teknik PR
Setelah mengetahui secara jelas dari khalayak serta hasil yang akan dicapai, kemudian memilih media yang cocok untuk mendukung terjadinya komunikasi yang efektif antara suatu organisasi dengan khalayaknya. Media – media utama bagi kegiatan PR diantaranya :
1. Media pers (press). Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar dimasyarakat secara umum, baik bersekala regional atau nasional bahkan Internasional. Contonya adalah Koran – koran gratis, majalah – majalah organisasi, buku – buku petujuk khusus, buku – buku tahunan dan laporan – laporan dari berbagai berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.
2. Audio – Visual. Media ini terdiri dari slide dan kaset video
3. Radio. Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang skala
lokal, nasional hingga internasional.
4. Televisi. Sama halnya dengan radio televisi sering digolongkan sebagai
media PR .
5. Pameran (exhibition). Dalam melaksanakan suatu program atau
kampanye PR, para praktisi PR juga sering memanfaatkan acara eksibisi atau pameran
~ 7~
 6. Bahan – bahan cetakan (printed material). Yakni berbagai macam bahan
cetakan yang bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan PR.
7. Penerbitan buku khusus (sponsored books). Isi buku ini bisa bemacam – macam, misalnya buku petunjuk penggunaan produk yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan.
8. Surat langsung. (direct mail). Media ini lazim pula digunakan sebagai alat penyampai pesan PR.
9. Pesan – pesan lisan (spoken word). Penyampaian pesan PR tidak hanya dilakukan melalui media massa tapi juga bisa melalui komunikasi langsung atau tatap muka.
10. Pemberian sponsor (sponsorship). Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan PR-nya melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa, sumbangan amal, dan lain sebagainya.
11. Jurnal organisasi (house jurnals). Istilah jurnal organisasi juga sering disebut sebagai “jurnal internal”, “bulletin terbatas”, atau “Koran perusahaan”.
12. Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporateidentity). Bentuknya bisa bermacam – macam, tergantung pada bentuk dan karakter organisasinya.
13. Bentuk – bentuk media PR lainya. Selain diatas masih banyak lagi bentuk – bentuk media PR. Seiring dengan kemajuan jaman dan teknologi contonya dengan membuat website organisasi pembagian stiker organisasi dan lain – lain.


~ 8 ~
B.  Analisa Biaya Program Humas
Anggaran Untuk Sebuah Program Humas
Ø  12 acara pertemuan rapat                          12 x A jam x Rp. B     Rp………
Ø  12 news release                                         12 x C jam x Rp. D     Rp………
Ø  Acara peresmian gedung baru                           E jam x Rp. F      Rp………
Ø  Laporan dan pembukaan tahunan                     G jam x Rp. H     Rp………
Ø  Jurnal internal triwulan                               4 x I  jam x Rp.  J      Rp………
Ø  4 naskah features                                        4 x K jam x Rp. L     Rp………
Ø  2 wawancara untuk radio                                 M jam x Rp. N     Rp………
Ø  Dana cadangan (misalnya 10 %)                      O jam x Rp. P      Rp………
Rp………
Ø  Taksiran biaya material :
News release                                       Rp………
Percetakan laporan tahunan                Rp………
Percetakan jurnal internal                    Rp………
Perangko dan alat-alat tulis                 Rp………
Kaset perekam suara                           Rp………

Ø  Biaya ekstra : acara peresmian gedung baru                                 Rp………
Ø  Dana cadangan (misalnya 10 %)                                                   Rp………
TOTAL                                  Rp………
            Analisis :
a.     Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan dengan klien. Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan.


~ 9~
b.   12 x A jam x Rp. B adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing-masing berlangsung selama A jam. Dimana biaya per jamnya adalah Rp. B. jika setiap pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp. 100.000, maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai: 12 x 3 x Rp. 100.000 = Rp.3.600.000. selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar tidak menyimpang dari batasan-batasan yang ditetapkan oleh anggaran tersebut.
c.     Beban kerja keseluruhan atau segenap tugas yang harus dilaksanakan oleh konsultan humas diatas adalah pembuatan paparan berita (new release) yang diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasian dan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar baru yang milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan penelitian, menulis dan menerbitkan empat buah feature pada koran-koran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio setempat.
d.      Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 500 jam kerja. Apabila tarifnya adalah Rp. 100.000 per jam, maka jumlah yang harus dibayarkan oleh klien akan mencapai Rp. 50.000.000. tariff konsultan humas di London cenderung lebih mahal daripada yang ada di Negara-negara eropa lainnya. Namun tariff di Negara-negara berkembang pada umumnya misalnya di suatu afrika dan asia, masih relatif murah. Di luar tariff ini klien masih harus membayar berbagai ongkos pengadaan materi dan berbagai pengeluaran ekstra lainnya. Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus ditanggung klien mencapai dua kali lipat dari jumlah tariff konsultan. Tapi temtu saja angkanya bervariasi di satu tempat
~ 10~
ke tempat lain. Banyak factor yang turut mempengaruhinya, mulai dari tariff hotel, hingga ke ongkos ketering (untuk keprluan peresmian gedung markas yang baru atau acara pertemuan). Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu banyak, maka tentu saja semakin banyak pula biaya yang diperlukan. Namun secara umum bisa ditegaskan bahwa pos biaya yang terbesar habis untuk jam kerja konsultan.
e. Dana cadangan (contingency fund) adalah sejumlah uang yang sengaja disediakan untuk berjaga-jaga, seandainya pengeluaran actual pada pos tertentu, karena berbagai macam sebab, melebihi perkiraaan semula. Ini sering terjadi karena banyak factor yang tidak dapat dipastikan sebelumnya, misalnya saja kenaikan harga bahan pangan pokok yang jelas mempengaruhi biaya katering. Di samping itu banyak pula pengeluaran yang sama sekali tidak terduga.
f.       Berdasarkan taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat mempertimbangkan secara lebih baik perlu – tidaknya ia memperkerjakan konsultan yang bersangkutan. Ia juga dapat mengetahui cukup – tidaknya dana yang dimilikinya untuk melangsungkan suatu kampanye humas, serta apakah ia harus mengembangkan program humasnya (seandainya dana yang tersedia melebihi anggaran yang disodorkan oleh si konsultan humas) atau mengurangi (jika ternyata dananya tidak mencukupi). Bagi si konsultan itu sendiri, anggaran tersebut memungkinkannya mengetahui secara pasti apa yang harus dikerjakannya, serta berapa jumlah imbalan yang akan diperolehnya.




~ 11~
C.  Strategi Penyusunan Anggaran Humas
Pada umumnya, suatu anggaran humas memiliki elemen – elemen pokok sebagai berikut :
a. Tenaga kerja , pos anggaran ini tidak hanya meliputi imbalan atau gaji bagi para praktisi humas, tetapi juga imbala bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari paa sekretaris, juru tulis, akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas lainnya. Mengingat humas ini adalah suatu pekerjaan yang padat karya, maka pos tenaga kerja tersebut merupakan pos yang terbesar dalam suatu anggaran humas.
b.      Biaya tetap, pos ini terdiri dari biaya- biaya baku atau tetap seperti biaya sewa gedung, bunga pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alat pemanas , atau pendingin ruangan, ongkos jasa kebersihan dan lain sebaginya. Ada beberapa jenis pengeluaran variabel (tidak baku) yang acapkali termasuk ke dalam pos ini, misalnya saja biaya telpon dan ongkos-ongkos khusus bagi pencarian klien.
c.       Materi atau peralatan, pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran pengadaan berbagai macam peralatan seperti alat-alat tulis, perabot kantor, perangko, poto copy, gerai atau stand eksibisi, alat-alat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset video dan tape perekam dan sebagainya.
d.      Kas kecil, pos ini disediakan untuk menutup berbagai macam keperluan yang sifatnya insidental, seperti ongkos perjalanan, sewa hotel, ongkos jamuan dan sebaginya. Yang juga termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam keperluan khusus yang memang tidak bisa dihindari dalam rangka penyelanggaraan acara humas. Contoh dari pengeluaran khusus tersebut adalah biaya katering,  pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan perangkat TV  atau layar tayang, kursi-kursi serta meja dan hiasan lainnya.
~ 12~

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

            Program PR atau humas dititik beratkan pada ( Ain Widjaja,1993:61 ) :
1.      Program Pelayanan
Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.
2.      Program Mediator
Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.
3.   Program Dokumenter
Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.

B.     Saran

saya sebagai penulis terlebih dahulu minta ma’af atas segala kesalahan dalam penulisan ini, karena sifat dari seorang manusia salah satunya tidak terlepasa dari kehilafan, untuk itu, penulis sangat mengharapkan sekali kritik dan saran dari pembaca (mendidik). Terima kasih..
semoga bacaan ini berguna bagi kita dalam menimbah ilmu pengetahuan.



~ 13~

DAFTAR PUSTAKA


Efeendy Onong Uchjana, Hubungan Masyarakat Suatu Studi, PT. Remaja rosda karya, Bandung : 2002
Kasali Rhenald, Manajemen Public Relations, PT. Grafiti, Jakarta : 2003

Jafkins Frank, Public Relations, PT. Erlangga, Jakarta : 2003
           
            Abdurrachman, Oemi, Dasar-dasar Public Relations, PT. Citra Aditya Bakti, Bandung : 1993

            Siti Komsiah, Modul Pengantar Public Relation,  Pusat penegembangan bahan ajar Universitas Mercu Buana Jakarta :

            “http://id.wikipedia.org/wiki/Hubungan_masyarakat”




















Terima kasih










Belajarlah !!!!!!!!!!!!




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar