PENYUSUNAN PROGRAM HUMAS

~ i ~

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang telah memberikan kepada penulis nikmat dan rahmat-Nya sehingga pada kesempatan ini penulis dapat menulis sebuah tulisan yang pembahasannya adalah “Peancanaan Dan Penyusunan Anggaran Humas”

Dan juga ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya penulis ucapkan kepada dosen pembimbing karena dengan pemberian tugas ini penulis dapat berpikir dan menambah wawasan dalam perkuliahan. Dengan lahirnya pembahasan Peancanaan Dan Penyusunan Anggaran Humas ini semoga dapat memberikan manfa’at bagi para pembaca nantinya. Sehingga dapat menambah wawasan yang lebih luas tentang permasalahan sistem hukum yang ada di Negara kita ini yaitu Indonesia.

Tak ada gading yang tak retak, ini adalah ungkapan yang paling tepat penulis ucapkan kepada para pembaca, demi kesempurnaan tulisan ini. Oleh karena itu kritik dan saran yang paling penulis harapkan yang bisa mengoreksi diri  dalam pembuatan tulisan, terimakasih.

Pekanbaru, 15 Desember 2010

         Penulis

        Rinaldy

~ ii ~

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................... i

DAFTAR ISI.................................................................................................... ii

BAB I        PENDAHULUAN......................................................................... 1

a. Latar Belakang ....................................................................... 1

b. Rumusan Masalah................................................................... 1

BAB II      PEMBAHASAN............................................................................ 2

a. Alasan Perancanaan Program Humas.................................. 2

b. Analisa Biaya Program Humas.............................................. 8

c. Strategi Penyusunan  Anggaran Humas................................ 11

BAB III     KESIMPULAN ............................................................................. 12

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 13

~ 1 ~

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Langkah pertama dalam perencanaan program komunikasi adalah menganalisis dan merumuskan masalah yang dihadapi. Kemudian merumuskan strategi, di mana dilakukan pemilihan media atau saluran komunikasi yang tepat sesuai dengan siapa khalayak yang hendak dijangkau dan apa tujuan yang akan dicapai.

Program PR atau humas dititik beratkan pada Program Pelayanan, Program Mediator, Program Dokumenter.

Penyusunan biaya atau penganggaran (budgeting) dilakukan departemen PR dilakukan untuk meramalkan seberapa banyak dana yang diperlukan untuk membiayai suatu program PR. Sehingga dapat diketaahui program – program mana saja yang dapat dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia.

B.     Rumusan Masalah

Dengan adanya latar belakang di atas dapat penulis rumuskan  suatu masalah yang bisa kita jadikan sebagai pedoman yaitu :

1.      Alasan Perencanaan Program Public Relations

2.      Bagaimana Analisa Biaya Program Humas

3.      Bagaimana Strategi Penyusunan Anggaran Humas

~ 2 ~

BAB II

PEMBAHASAN

PERENCANAAN DAN PENYUSUNAN ANGGARAN PROGRAM HUMAS

Public Relations yang diterjemahkan menjadi hubungan masyarakat (humas) mempunyai dua pengertian. Pertama, humas dalam artian sebagai teknik komunikasi atau Technique Of Communication dan kedua, humas sebagai metode komunikasi atau Method Of Communication (Abdurrahman, 1993: 10). Penggunaan teori dan metode humas seperti jurnalistik, propaganda, periklanan dan publisitas bertujuan untuk memunculkan dan membentuk pengertian ( good will ), dukungan, dan citra positif dari publiknya, baik internal maupun eksternal. Sehingga diperlukan perencanaan program PR yang cermat dan hati – hati agar proses komunikasi yang terjadi dapat efektif.

Public Relation merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan menggunakan konsep-konsep komunikasi (Kasali, 2005:1). Menurut Frank Jefkins PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik keluar maupun kedalam, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan – tujuan spesifik yang berdasarkan pada saling pengertian.

A.  Alasan Perencanaan Program Public Relations:

a) Untuk menetapkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.

b) Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.

~ 3 ~

c) Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan:

1. Jumlah program

2. Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program humas yang telah diprioritaskan itu

d) Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas:

1. Personil yang ada

2. Daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera, kendaraan, dan sebagainya

3. Anggaran dana yang tersedia

Hal-hal yang perlu diingat dalam perencanaan program-program Public Relations:

1) Jam kerja

2) Prioritas

3) Penentuan waktu

4) Sumber daya

~ 4~

5) Peralatan

6) Anggaran

      Program PR atau humas dititik beratkan pada ( Ain Widjaja,1993:61 ) :

1.      Program Pelayanan

Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.

2.   Program Mediator

Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.

3. Program Dokumenter

Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.

Untuk melakukan perencanaan program – program PR dapat menggunakan model perencanaan PR Enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh praktisi PR professional sebgai berikut :

1. Pengenalan situasi

2. Penetapan tujuan

3. Definisi khalayak

~ 5 ~

4. Pemilihan media dan teknik – teknik PR

5. Perencanaan anggaran

6. Pengukuran hasil

Untuk memahami situasi yang ada perlu diadakan suatu penyelidikan melalui observasi atau melalui studi informasi dan statistik. Salah satu metode yang paling sering digunakan oleh para praktisi PR adalah pengumpulan pendapat atau studi sikap ( Frank Jefkins,1998:61 ). Dengan cara melakukan wawancara kepada sejumlah reponden sampel yang mewakili khalayak yang dituju. Kemudian jawaban – jawaban di kelompokan menurut kategori yang telah ditetapkan. Misalnya sampel itu dibentuk berdasarkan jenis kelamin, status perkawinan, umur, latar belakang pendidikan dan status ekonomi sosial.
Selain itu masih banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengenali situasi seperti peantauan berita – berita yang ada di media massa, tinjauan terhadap angka grafik penjualan dari laporan tahunan, keluhan konsumen, sampai dengan kajian secara mendalam terhadap berbagai kekuatan pasar mulai dari yang bersifat ekonomis, social hingga yang berdimensi politis.

Setelah memahami situasi yang ada, tahap selanjutnya adalah menetapkan tujuan. Akan tetapi mengingat jenis dan karakter organisasi yang bermacam – macam, maka tujuanya pun bervariasi. Sehingga tidak semua tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Salah satu solusi untuk mengatasinya adalah dengan menentukan skala prioritas yang paling dibutuhkan untuk mengubah citra umum dimata khalayak.

~6~

Khalayak ( public ) adalah kelompok atau orang – orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal ( Frank Jefkins,

1998:80 ). Setiap organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang terbatas itulah suatu organisasi menjalin komunikasi.
Dalam buku Public Relations karangan Franks Jefkins menjelaskan terdapat sepuluh khalayak yang sering menjadi subyek khalayak dari berbagai macam organisasi secara umum. Kesepuluh khalayak tersebut adalah :

Pemilihan media komunikasi dan teknik PR
Setelah mengetahui secara jelas dari khalayak serta hasil yang akan dicapai, kemudian memilih media yang cocok untuk mendukung terjadinya komunikasi yang efektif antara suatu organisasi dengan khalayaknya. Media – media utama bagi kegiatan PR diantaranya :

1. Media pers (press). Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar dimasyarakat secara umum, baik bersekala regional atau nasional bahkan Internasional. Contonya adalah Koran – koran gratis, majalah – majalah organisasi, buku – buku petujuk khusus, buku – buku tahunan dan laporan – laporan dari berbagai berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.

2. Audio – Visual. Media ini terdiri dari slide dan kaset video
3. Radio. Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang skala

lokal, nasional hingga internasional.

4. Televisi. Sama halnya dengan radio televisi sering digolongkan sebagai

media PR .

5. Pameran (exhibition). Dalam melaksanakan suatu program atau

kampanye PR, para praktisi PR juga sering memanfaatkan acara eksibisi atau pameran

~ 7~

 6. Bahan – bahan cetakan (printed material). Yakni berbagai macam bahan

cetakan yang bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan PR.

7. Penerbitan buku khusus (sponsored books). Isi buku ini bisa bemacam – macam, misalnya buku petunjuk penggunaan produk yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan.

8. Surat langsung. (direct mail). Media ini lazim pula digunakan sebagai alat penyampai pesan PR.

9. Pesan – pesan lisan (spoken word). Penyampaian pesan PR tidak hanya dilakukan melalui media massa tapi juga bisa melalui komunikasi langsung atau tatap muka.

10. Pemberian sponsor (sponsorship). Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan PR-nya melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa, sumbangan amal, dan lain sebagainya.

11. Jurnal organisasi (house jurnals). Istilah jurnal organisasi juga sering disebut sebagai “jurnal internal”, “bulletin terbatas”, atau “Koran perusahaan”.

12. Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporateidentity). Bentuknya bisa bermacam – macam, tergantung pada bentuk dan karakter organisasinya.

13. Bentuk – bentuk media PR lainya. Selain diatas masih banyak lagi bentuk – bentuk media PR. Seiring dengan kemajuan jaman dan teknologi contonya dengan membuat website organisasi pembagian stiker organisasi dan lain – lain.

~ 8 ~

B.  Analisa Biaya Program Humas

Anggaran Untuk Sebuah Program Humas

Ø  12 acara pertemuan rapat                          12 x A jam x Rp. B     Rp………

Ø  12 news release                                         12 x C jam x Rp. D     Rp………

Ø  Acara peresmian gedung baru                           E jam x Rp. F      Rp………

Ø  Laporan dan pembukaan tahunan                     G jam x Rp. H     Rp………

Ø  Jurnal internal triwulan                               4 x I  jam x Rp.  J      Rp………

Ø  4 naskah features                                        4 x K jam x Rp. L     Rp………

Ø  2 wawancara untuk radio                                 M jam x Rp. N     Rp………

Ø  Dana cadangan (misalnya 10 %)                      O jam x Rp. P      Rp………

Rp………

Ø  Taksiran biaya material :

News release                                       Rp………

Percetakan laporan tahunan                Rp………

Percetakan jurnal internal                    Rp………

Perangko dan alat-alat tulis                 Rp………

Kaset perekam suara                           Rp………

Ø  Biaya ekstra : acara peresmian gedung baru                                 Rp………

Ø  Dana cadangan (misalnya 10 %)                                                   Rp………

TOTAL                                  Rp………

            Analisis :

a.     Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan dengan klien. Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan.

~ 9~

b.   12 x A jam x Rp. B adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing-masing berlangsung selama A jam. Dimana biaya per jamnya adalah Rp. B. jika setiap pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp. 100.000, maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai: 12 x 3 x Rp. 100.000 = Rp.3.600.000. selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar tidak menyimpang dari batasan-batasan yang ditetapkan oleh anggaran tersebut.

c.     Beban kerja keseluruhan atau segenap tugas yang harus dilaksanakan oleh konsultan humas diatas adalah pembuatan paparan berita (new release) yang diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasian dan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar baru yang milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan penelitian, menulis dan menerbitkan empat buah feature pada koran-koran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio setempat.

d.      Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 500 jam kerja. Apabila tarifnya adalah Rp. 100.000 per jam, maka jumlah yang harus dibayarkan oleh klien akan mencapai Rp. 50.000.000. tariff konsultan humas di London cenderung lebih mahal daripada yang ada di Negara-negara eropa lainnya. Namun tariff di Negara-negara berkembang pada umumnya misalnya di suatu afrika dan asia, masih relatif murah. Di luar tariff ini klien masih harus membayar berbagai ongkos pengadaan materi dan berbagai pengeluaran ekstra lainnya. Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus ditanggung klien mencapai dua kali lipat dari jumlah tariff konsultan. Tapi temtu saja angkanya bervariasi di satu tempat

~ 10~

ke tempat lain. Banyak factor yang turut mempengaruhinya, mulai dari tariff hotel, hingga ke ongkos ketering (untuk keprluan peresmian gedung markas yang baru atau acara pertemuan). Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu banyak, maka tentu saja semakin banyak pula biaya yang diperlukan. Namun secara umum bisa ditegaskan bahwa pos biaya yang terbesar habis untuk jam kerja konsultan.

e. Dana cadangan (contingency fund) adalah sejumlah uang yang sengaja disediakan untuk berjaga-jaga, seandainya pengeluaran actual pada pos tertentu, karena berbagai macam sebab, melebihi perkiraaan semula. Ini sering terjadi karena banyak factor yang tidak dapat dipastikan sebelumnya, misalnya saja kenaikan harga bahan pangan pokok yang jelas mempengaruhi biaya katering. Di samping itu banyak pula pengeluaran yang sama sekali tidak terduga.

f.       Berdasarkan taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat mempertimbangkan secara lebih baik perlu – tidaknya ia memperkerjakan konsultan yang bersangkutan. Ia juga dapat mengetahui cukup – tidaknya dana yang dimilikinya untuk melangsungkan suatu kampanye humas, serta apakah ia harus mengembangkan program humasnya (seandainya dana yang tersedia melebihi anggaran yang disodorkan oleh si konsultan humas) atau mengurangi (jika ternyata dananya tidak mencukupi). Bagi si konsultan itu sendiri, anggaran tersebut memungkinkannya mengetahui secara pasti apa yang harus dikerjakannya, serta berapa jumlah imbalan yang akan diperolehnya.

~ 11~

C.  Strategi Penyusunan Anggaran Humas

Pada umumnya, suatu anggaran humas memiliki elemen – elemen pokok sebagai berikut :

a. Tenaga kerja , pos anggaran ini tidak hanya meliputi imbalan atau gaji bagi para praktisi humas, tetapi juga imbala bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari paa sekretaris, juru tulis, akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas lainnya. Mengingat humas ini adalah suatu pekerjaan yang padat karya, maka pos tenaga kerja tersebut merupakan pos yang terbesar dalam suatu anggaran humas.

b.      Biaya tetap, pos ini terdiri dari biaya- biaya baku atau tetap seperti biaya sewa gedung, bunga pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alat pemanas , atau pendingin ruangan, ongkos jasa kebersihan dan lain sebaginya. Ada beberapa jenis pengeluaran variabel (tidak baku) yang acapkali termasuk ke dalam pos ini, misalnya saja biaya telpon dan ongkos-ongkos khusus bagi pencarian klien.

c.       Materi atau peralatan, pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran pengadaan berbagai macam peralatan seperti alat-alat tulis, perabot kantor, perangko, poto copy, gerai atau stand eksibisi, alat-alat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset video dan tape perekam dan sebagainya.

d.      Kas kecil, pos ini disediakan untuk menutup berbagai macam keperluan yang sifatnya insidental, seperti ongkos perjalanan, sewa hotel, ongkos jamuan dan sebaginya. Yang juga termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam keperluan khusus yang memang tidak bisa dihindari dalam rangka penyelanggaraan acara humas. Contoh dari pengeluaran khusus tersebut adalah biaya katering,  pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan perangkat TV  atau layar tayang, kursi-kursi serta meja dan hiasan lainnya.

~ 12~

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

            Program PR atau humas dititik beratkan pada ( Ain Widjaja,1993:61 ) :

1.      Program Pelayanan

Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.

2.      Program Mediator

Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.

3.   Program Dokumenter

Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.

B.     Saran

saya sebagai penulis terlebih dahulu minta ma’af atas segala kesalahan dalam penulisan ini, karena sifat dari seorang manusia salah satunya tidak terlepasa dari kehilafan, untuk itu, penulis sangat mengharapkan sekali kritik dan saran dari pembaca (mendidik). Terima kasih..

semoga bacaan ini berguna bagi kita dalam menimbah ilmu pengetahuan.

~ 13~

DAFTAR PUSTAKA

Efeendy Onong Uchjana, Hubungan Masyarakat Suatu Studi, PT. Remaja rosda karya, Bandung : 2002

Kasali Rhenald, Manajemen Public Relations, PT. Grafiti, Jakarta : 2003

Jafkins Frank, Public Relations, PT. Erlangga, Jakarta : 2003

           

            Abdurrachman, Oemi, Dasar-dasar Public Relations, PT. Citra Aditya Bakti, Bandung : 1993

            Siti Komsiah, Modul Pengantar Public Relation,  Pusat penegembangan bahan ajar Universitas Mercu Buana Jakarta :

            “http://id.wikipedia.org/wiki/Hubungan_masyarakat”

Terima kasih

Belajarlah !!!!!!!!!!!!

PRESS RELEASE

Press Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.

Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama, sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu:

• Basic Press Release mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu organisasi/ perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk media lokal, regional atau pun nasional;
• Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri;
• Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang saham.

Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik (inverted pyramid). Dimulai dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where: dimana terjadinya? When: kapan peristiwa tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut? Why: mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut?).

Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release. Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole dalam Soemirat dan Ardianto, 2004).

Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian masuk kepada tubuh berita. Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead (berita yang sangat penting tadi).

Mappatoto (1993) menggambarkan struktur piramida terbalik dalam pembuatan siaran pers sebagai berikut:

Di sini dijelaskan bahwa judul berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan bahasa yang jernih sehingga tidak menimbulkan pengertian ganda. Baris tanggal adalah ruang untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan berita. Sebaris dengan “creditline” yang menunjukkan jati diri media. Alinea pertama dari berita disebut pusat perhatian maksimal atau teras, atau lead, atau intro dari berita yang dapat disarikan untuk dijadikan judul berita. Isi teras berisi jawaban semua unsur 5 W + 1 H (disebut teras formal) atau jawaban dari dua atau tiga unsur saja (teras informal). Sesudah teras bagian berikutnya disebut Tubuh Berita, tempat menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut. Latar berita merupakan keteranga yang akan memperjelas unsur “siapa, apa, dimana, mengapa, dan bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman sebenarnya merupakan latar yang berisi “catatan dibuang sayang” dari suatu peristiwa. Bagian ini dapat dipotong kalau ruangan tidak mengijinkan.

Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar––lokal dan nasional––dan mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.

Untuk menarik perhatian pembaca, Austin menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa digunakan wartawan untuk menarik perhatian pembaca. Aturan tersebut juga berlaku ketika menulis siaran pers, yaitu:

• Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.
• Paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata merupakan ukuran yang ideal.
• Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.
• Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, maka akan jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.
• Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit.
• Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.
• Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.
• Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan termuat.
• Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).
• Selalu periksa kembali ejaan nama orang.
• Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi rangkap. Berikan margin yang cukup pada semua sisi halaman.
• Selalu beri tanggal pada siaran pers.
• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah siaran.
• Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.

Berkaitan dengan press release Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting perihal pers yang harus diketahui oleh seorang praktisi PR:

• Kebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari suatu media yang dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak atau yang akan diterbitkannya. Selain itu aturan keredaksian dan aturan kewartawanan juga perlu diketahui PR dalam menulis dan mengirimkan press release.
• Frekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan yang berbeda-beda, bisa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui oleh para praktisi PR, sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan press release.
• Tanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah naskah harus diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal ini ditentukan oleh frekuensi dan proses percetakannya. Hal ini penting diketahui praktisi humas karena kerap kali siaran pers yang dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat terbit.
• Proses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas sehingga pemuatan press release bisa sesuai dengan yang hiharapkan.
• Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala lokal, pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini dinilai sangat penting agar pesan yang disampaikan efektif dan efisien.
• Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau media yang bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk mengetahui kelompok usia, jenis kelamin, pekerjaan, status sosial, minat khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi politik dari suatu khalayak pembaca media.
• Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode distribusi suatu media, apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal tiras juga patut diketahui dalam upaya efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dijalankan.

Abdullah (2000) mengatakan bahwa yang dinomorsatukan oleh wartawan atau redaktur dalam menilai sebuah peristiwa yang akan menjadi berita adalah nilai jurnalistiknya. Hal serupa diberlakukan pula kepada rilis yang masuk yang dikirimkan oleh lembaga humas, atau materi sebuah jumpa pers, juga kegiatan khusus (special event) hingga hasil wawancara dengan narasumber. Meskipun nilai jurnalistik masing-masing media relatif berbeda, para praktisi media massa di seluruh dunia memiliki patokan unsur-unsur yang memiliki nilai jurnalistik, yaitu: aktualitas, kedekatan (proximity), penting, keluarbiasaan, ketegangan, konflik atau pertentangan, seks, kemajuan, emosi, dan humor. Kemudian ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengiriman press release:

• Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari.
• Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.
• Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau e-mail).
• Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik melalui kurir.
• Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau belum.

Adakalanya siaran pers ini melengkapi acara jumpa pers atau konferensi pers sehingga para kuli tinta tidak salah mengutip pernyataan atau data yang ada. Karena itulah menurut Abdullah (2000) ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers atau jumpa pers:

• Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan sudah memiliki jadwal kerja yang padat.
• Hargailah waktu wartawan, jangan menunda waktu yang telah dijadwalkan.
• Jangan mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum datang.
• Wartawan paling menyukai acara jumpa pers pagi hari.
• Hindari jumpa pers pada hari libur.
• Hindari jumpa pers yang jaraknya sangat jauh.
• Jika ingin suasana santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau tempat rileks lainnya.
• Hadirkanlah orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah bobot acara jumpa pers.
• Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh ia betul-betul membutuhkan informasi untuk berita.
• Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan/ berita yang akan ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis dan lain-lain.
• Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop.
• Jika akan memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah ke dalam amplop besar atau map tadi.
• Hindari jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk bertanya.
• Jangan heran apabila dalam kesempatan itu wartawan akan bertanya pula tentang materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.
• Hindari jawaban “No Comment” dalam diskusi, sebab jawaban ini mengesankan pembenaran dari pernyataan wartawan.
• Khusus dalam Press Briefing karena dilakukan secara reguler dalam kegiatan besar, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Susunlah jadwal yang pasti, siapa yang tampil sebagai narasumber dan siapkan data yang akurat.
2. Konfirmasikan dahulu, apakah narasumber yang akan ditambilkan itu bersedia muncul dalam pertemuan dengan wartawan.
3. Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.
4. Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap.
5. Sediakan press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai sarana komunikasi dan pengetikan

PR Online

PR Online atau biasa disebut E-PR muncul ketika internet memainkan peranan penting dalam perkembangan ICT (Information and Communication Technologies). Sehingga kalangan bisnis memandang internet bisa menjadi media komunikasi strategis untuk menjalankan fungsi PR dalam organisasi. E-PR kemudian menjadi tantangan baru bagi strategi PR yang selama ini dilakukan secara offline.

Istilah E-PR merupakan bentuk penerapan perangkat ICT untuk kegiatan PR. Seperti menyebarkan press release, membangun komunikasi dengan stakeholders, mempublikasikan kegiatan perusahaan dan sebagainya. Saat ini parktisi PR mau tidak mau harus memanfaatkan ICT untuk menjalankan komunikasi yang efektif dan efisien. Mengirimkan press release kini tidak lagi melalui pos atau fax, tapi cukup melalui email. Sejumlah korporat yang memiliki website dan dikelola dengan baik, juga mempublikasikan press release di website-nya, sehingga media tinggal men-download. Misalnya di www.bi.go.id, www.pertamina.com, www.depdag.com, dan lain-lain.

Saat ini praktisi PR dituntut bisa memposisikan diri dalam E-PR. Sehingga sumber daya manusia yang dibutuhkan korporat adalah orang yang handal berselancar di dunia maya dan tahu ke mana saja mereka harus berselancar untuk membangun corporate image. Seperti dikatakan pakar bisnis dan ICT BJ Onggo, seorang praktisi E-PR harus mampu mengembangkan content untuk format distribusi apa saja (media cetak, radio, TV, situs web, e-mail, iTV, PDA, WAP, Usenet dan sejenisnya) agar dapat dengan tepat menjangkau berbagai macam audiens.

Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh organisasi bila menerapkan E-PR:

• Real time. Aktivitas komunikasi bisa dilakukan dengan cepat
• Komunikasi konstan. Karena E-PR menggunakan internet maka internet ibarat sekretaris yang tidak pernah tidur selama 24 jam dengan potensi target publik seluruh dunia.
• Interaktif. Penggunaan E-PR memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah, karena publik bisa memberikan feedback secara langsung dan cepat.
• No boundaries. Tidak ada batasan komunikasi dalam E-PR, sehingga bisa terhubung ke mana saja selama ada jaringan internet.
• Multi media. E-PR dapat menyajikan informasi kepada publik dengan menggabungkan berbagai media seperti tulisan (script), gambar (grafis), dan suara (audio), bahkan audio-visual (film, video) dalam satu kesatuan.
• Ekonomis. Komunikasi menggunakan internet untuk menjangkau publik yang luas lebih murah daripada media konvensional.

Beberapa perangkat yang sering digunakan dalam E-PR:

• Email. Biasanya untuk mengirimkan surat-surat elektronik, press release, dan informasi lainnya.
• Milis atau mailing list. Berisi kumpulan alamat email yang saling terhubung untuk membentuk komunitas tertentu. Misalnya antara organisasi dengan publik.
• Website. Untuk mempublikasikan berbagai informasi tentang organisasi kepada publik, baik itu profil, berita, press release, dan informasi penting lainnya.
• Jejaring Sosial. Membangun hubungan dengan audiens bisa menggunakan situs jejaring sosial seperti friendster, facebook, dan lain-lain.
• E-Bussiness Card. Kartu bisnis elektronik bisa dikirimkan ke banyak audiens.

Referensi

Abdullah, Aceng. 2000. Press Relations. Kiat Berhubungan dengan Media Massa. Remaja Rosdakarya, Bandung.

Austin, Claire. 1996. Public Relations yang Sukses dalam Sepekan. Megapoin, Jakarta.

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Edisi Kelima. Direvisi Oleh Daniel Yadin. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Mappatoto, Andi B. 1993. Siaran Pers. Suatu Kiat Penulisan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro. 2004. Dasar-dasar Public Relations. Cetakan Ketiga. Remaja Rosdakarya, Bandung.

Beberapa sumber lainnya yang relevan